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Un chef de projet IT est plus une personne qu'une activité. Près de 90 % de son temps est consacré à la communication. Cela signifie qu'il doit offrir un mélange homogène de sens des affaires, de savoir-faire technologique et de compétences humaines. Il s'agit d'un type de personnalité unique, ce qui peut rendre le recrutement d'un chef de projet informatique délicat.
Nous aimons à penser que ce mélange d'aptitudes et de compétences a un lien important avec la simplicité. En réfléchissant à ce qui fait un très bon chef de projet informatique, nous avons pensé à cette citation de Richard Branson : "La complexité est votre ennemie. N'importe quel ignorant peut rendre quelque chose compliqué. Il est difficile de faire quelque chose de simple.
Un excellent gestionnaire de projet informatique aura la capacité de trouver le chemin de moindre résistance pour atteindre l'objectif du projet et la flexibilité nécessaire pour modifier ce chemin si besoin est. Il sera en mesure de communiquer à l'équipe et aux parties prenantes, avec une clarté absolue, la manière dont ce chemin a été trouvé, quelle que soit la complexité de la négociation. Ce sont ces compétences qui les feront vraiment sortir du lot.
De leur côté, les recruteurs doivent avoir une compréhension claire du poste et de ses exigences pour trouver la bonne personne.
Nous allons vous présenter les éléments essentiels de la fonction et vous donner quelques conseils sur la manière de trouver le bon chef de projet informatique qui offre le package complet.
Un gestionnaire de projet informatique est le professionnel chargé de superviser la planification et l'exécution des initiatives technologiques d'une organisation. Cela peut aller du déménagement d'un centre de données à la mise en œuvre de nouvelles applications ou de nouveaux logiciels, en passant par la gestion d'une intégration informatique après une fusion, pour ne citer que quelques exemples.
En fin de compte, ils sont responsables de l'analyse de rentabilité. Cela signifie qu'ils doivent s'assurer que le projet reste sur la bonne voie pour atteindre les objectifs de la direction de l'entreprise ou du comité de projet. Cela nous amène à un point important concernant leur place dans la hiérarchie de l'organisation : ils ne prennent pas de décisions exécutives. Il s'agit plutôt d'une charge travaillant pour le compte du commanditaire du projet.
Sa relation avec l'équipe de direction est parallèle à sa relation avec l'équipe qu'il dirige. Le chef de projet IT se distingue du supérieur hiérarchique en ce sens qu'il n'est pas là pour dire aux gens ce qu'ils doivent faire. Il doit au contraire inciter l'équipe à aller de l'avant et à obtenir des résultats. C'est pourquoi il est essentiel qu'il ait le sens des relations humaines : l'équipe doit avoir envie d'être dirigée par lui.
Principales responsabilités du chef de projet IT :
· Responsable du projet au quotidien.
· Fournit les résultats de l'analyse de rentabilisation.
· Il est le principal agent de changement au sein de l'organisation.
· Dirige le projet pour le compte du comité de projet ou du sponsor.
· Se concentre sur le soutien du projet et la gestion de l'équipe.
Il peut y avoir une certaine confusion entre un chef de projet informatique et d'autres fonctions. La différence entre un chef de projet classique et un chef de projet IT est une incertitude fréquente. En termes simples, un chef de projet informatique supervise des projets axés sur les technologies de l'information avec un ensemble de compétences managériales similaires à celles d'un chef de projet traditionnel.
Certaines personnes ne savent pas non plus quelle est la différence entre un gestionnaire de projet informatique et d'autres types de fonctions managériales axées sur la technologie. Par exemple, un Scrum Master est un chef de projet qui veille à ce que l'équipe suive les principes Agile. En revanche, un chef de projet informatique peut utiliser n'importe quelle méthodologie pour réaliser le travail.
Un autre rôle qui se chevauche est celui de spécialiste PMO qui, comme le Scrum Master, est un rôle Agile. À l'instar du chef de projet informatique, le spécialiste PMO identifie et élimine les obstacles à la progression, mais il exerce ses responsabilités dans le cadre de la méthode Agile.
Nous ferons une dernière distinction entre un gestionnaire de projet informatique et un gestionnaire de programme. Le gestionnaire de programme est un rôle supérieur à celui du chef de projet informatique. Il coordonne de multiples projets et activités courantes afin de conduire l'entreprise vers un changement global. Par essence, il se concentre sur les capacités plutôt que sur les résultats dans un rôle plus global.
Maintenant que nous avons clarifié les différences entre un chef de projet IT et d'autres fonctions similaires, examinons de plus près ce que l'on attend de lui.
Nous commencerons par présenter quelques statistiques clés expliquant pourquoi le gestionnaire de projet informatique fait partie intégrante de ce rôle :
· 32 % des projets échouent en raison d'une mauvaise gestion.
· 68 % des projets ne respectent pas les délais, les budgets ou les objectifs de qualité.
· En moyenne, un grand projet informatique dépasse le budget de 45 %.
La raison d'être d'un gestionnaire de projet informatique est d'atténuer ces scénarios. Le plus souvent, il y parvient : 97 % des entreprises estiment qu'une gestion de projet efficace est essentielle à la réussite. En effet, le gestionnaire de projet informatique maintient le projet sur la bonne voie, en travaillant strictement dans le cadre des paramètres de l'analyse de rentabilisation et en veillant à ce que le projet reste viable.
Il commence par définir les produits convenus et établit une feuille de route pour leur livraison dans le cadre de l'analyse de rentabilité. Cette justification continue, associée à un travail strictement encadré par des rôles et des responsabilités définis, garantit que le projet reste sur la bonne voie, qu'il respecte le budget et les délais.
Cela ne veut pas dire que le gestionnaire de projet informatique sera totalement rigide et immuable dans sa méthodologie. Il adaptera son approche à l'environnement organisationnel et comprendra comment le résultat s'inscrit dans les objectifs plus larges de l'organisation. Il gère également par exception, ce qui signifie qu'il gère par l'influence plutôt que par l'autorité absolue. Les gens ne lui rendent pas de comptes. Ils contribuent plutôt à une équipe ; ils opèrent dans un environnement matriciel où ils inspirent plutôt qu'ils n'instruisent.
· Fourniture d'une analyse de rentabilité et justification continue.
· Travailler dans le cadre des rôles et responsabilités définis par l'organisation.
· Savoir comment le projet et ses résultats s'inscrivent dans les objectifs de l'organisation.
· Définition et fourniture des produits convenus.
· Gestion par étapes.
· Adapter l'approche à l'environnement organisationnel.
· Gestion par exception.
· Fonctionne dans un environnement matriciel.
De nombreuses organisations se demandent pourquoi elles doivent recruter un chef de projet informatique plutôt qu'une autre fonction d'encadrement. Nous dirions que c'est parce que la fonction de gestionnaire de projet est comme une partie d'échecs ; vous devez faire plusieurs mouvements stratégiques et des compromis afin d'atteindre votre objectif.
C'est pourquoi avoir une idée n'est pas la même chose que de la concrétiser. Un chef de projet IT adopte une approche très nuancée et axée sur les objectifs afin de garantir la réalisation du projet.
Ce sont des agents de livraison qui créent un pont entre les dirigeants et l'équipe de projet. C'est important, car de nombreux membres fonctionnels de l'équipe travaillent en vase clos et ne s'intéressent guère à ce qui se passe en dehors de leur domaine.
Le chef de projet informatique est une personne orientée vers les objectifs tout en étant flexible.
Le gestionnaire de projet informatique est, en revanche, transversal. Il s'intéresse à la situation dans son ensemble. Sa vision élargie signifie qu'il est la personne qui est là pour faire beaucoup de choses que les autres ne veulent pas faire. Il doit parfois jouer le rôle du "méchant flic" en veillant à ce que l'équipe reste sur la bonne voie et en s'occupant des détails pour que les choses se passent bien.
Il y a une qualité essentielle à laquelle nous aimons penser lorsqu'il s'agit d'identifier un bon chef de projet IT: la façon dont il accepte l'adversité pour la surmonter.
Dans toute entreprise, il est inévitable de se heurter à des défis, à des obstacles de taille et, parfois, à des murs de briques.
Un bon gestionnaire de portefeuille comprendra et anticipera cette situation et prévoira dans son plan des mesures d'urgence pour absorber ces revers. Une fois encore, l'analogie du jeu d'échecs est utile pour comprendre ce concept.
Pour illustrer ce point, nous allons vous expliquer une situation à laquelle un chef de projet informatique a été confronté.
Un de ses clients était en train d'installer un nouveau bureau à Stockholm. L'entreprise de déménagement a décidé, sans crier gare, qu'elle devait venir fermer et réacheminer l'ensemble de l'infrastructure informatique une semaine auparavant. Il a dû prendre une décision : Devait-il avoir un impact sur l'entrepôt et risquer de perdre certains flux de revenus pendant quelques jours ? Ou doit-il inclure dans le projet la migration de certaines applications et technologies ?
Bien sûr, il aurait pu hausser les épaules et dire que ce n'était pas mon problème. Mais au lieu de cela, il a décidé qu'il était de son devoir, en tant que bon gestionnaire de projet informatique, de faire preuve d'un bon sens des affaires. La dernière chose qu’il voulait faire était de perturber les revenus, il a donc choisi l'option B et il a reprogrammé la migration de certaines applications vers un autre centre de données afin de faciliter le déménagement pendant le week-end.
C'est la raison pour laquelle un bon gestionnaire de projet IT ne perd pas de vue la voie à suivre pour atteindre le résultat escompté.
Mais cette détermination ne l'empêche pas d'être suffisamment flexible pour modifier le plan afin d'y parvenir.
Pour entraîner le reste de l'équipe avec lui, il doit avoir un style de management qui est cristallisé dans cette citation d'un autre chef d'entreprise inspirant, Steve Jobs :
"Le management consiste à persuader les gens de faire des choses qu'ils ne veulent pas faire. Le leadership consiste à inspirer les gens à faire des choses qu'ils n'auraient jamais pensé pouvoir faire".
· Leadership proactif et responsabilisation efficace.
· Appropriation sans crainte.
· Maîtrise et capacité à communiquer l'état d'avancement du projet à tout moment.
· Approche entrepreneuriale et motivée de la gestion d'équipe.
· Personne sympathique et digne de confiance, tant pour l'équipe que pour la direction.
· À l'aise dans un environnement VUCA (volatile, uncertain = incertain, complexe et ambigu).
· Expérience Ofimatica : o365, Excel, Visio, MS Project.
· Arsenal de modèles d'artefacts à réutiliser.
· Expérience de différentes méthodologies (Agile, Waterfall).
· Gestion d'une équipe internationale à distance dans différentes langues.
· Compétences écrites et orales permettant de fournir des explications claires et concises.
Tout d'abord, il est important de savoir s'il s'agit d'un stratège ou d'un accro d'Excel.
Certes, l'organisation est essentielle à une bonne gestion de projet, mais prend-il des décisions stratégiques ou se contente-t-il de documenter de manière obsessionnelle l'avancement du projet ? C'est ce qui fera la différence entre une personne orientée vers les résultats et une personne myope.
Cela en dira également long sur la manière dont ils gèrent les obstacles et les compromis, une capacité essentielle d'un chef de projet informatique. Un bon moyen de savoir comment ils gèrent cet aspect fondamental de la gestion de projet est de les interroger sur leur projet le plus réussi. Quelles ont été les décisions et les négociations qu'il a menées pour orienter l'équipe vers la réalisation du projet ?
Enfin - et nous n’insisterons jamais assez sur ce point - ils doivent être sympathiques. Ils doivent être capables de diriger l'équipe et de motiver les gens. Cela fera de lui un chef de projet IT beaucoup plus efficace. Un bon moyen de quantifier cet aspect est de savoir, s'il s'agit d'un entrepreneur, combien de clients il renouvelle et combien de fois il passe d'un client à l'autre. S'il a beaucoup de clients qui reviennent, il s'agit probablement d'un gestionnaire de projet populaire.
Il existe également des certifications en gestion de projet que vous pouvez rechercher. Elles sont utiles, mais pas nécessairement essentielles. Nous nous concentrerions davantage sur les antécédents.
"Lors de la gestion d'un projet, comment déterminez-vous laquelle des trois contraintes - portée, calendrier, coût - est la plus importante ?
"Comment dirigez-vous et influencez-vous sans autorité ?
"Vous apprenez vite ? Donnez-moi un exemple où vous avez appris et exécuté quelque chose rapidement".
"Y a-t-il des modèles mentaux que vous utilisez pour accélérer votre processus de prise de décision ?
"Quelle est votre plus grande réussite dans le cadre d'un projet ?" (Assurez-vous d'approfondir la question)
"Avez-vous eu une expérience où le projet n'était pas viable ? Comment avez-vous réagi ?"
Vous l'avez compris : un chef de projet IT exceptionnel est une personne orientée vers les objectifs mais flexible ; une personne qui dirige par l'influence et non par l'autorité ; et une personne qui s'approprie le succès du projet sans en avoir peur. Si vous trouvez une personne qui possède ces qualités, vous avez déjà fait le premier pas vers le succès.
Prestataires Pro est un réseau de professionnels des technologies de l'entreprise qui allient le sens des affaires au savoir-faire technologique. Le réseau compte de nombreux chefs de projets informatiques talentueux, dotés d'une grande expérience dans différents domaines et sur différents marchés. Grâce aux conseils donnés ici, vous pourrez trouver le candidat idéal pour votre organisation.
Le candidat idéal sera capable d'articuler clairement la portée du projet, les responsabilités du gestionnaire et les principales parties prenantes, ainsi que les problèmes rencontrés et résolus. Ce qu'il faut savoir : Une bonne connaissance technique des tâches de gestion de projet. Facilité à communiquer l'objectif ou le but du projet.
La gestion de projet IT fait référence à la gestion du travail d'une équipe engagée dans l'achèvement du projet afin de répondre aux souhaits du client dans les délais impartis. Elle implique l'application des connaissances, des compétences, de l'expérience, des outils, des méthodes et des ressources au projet. Le responsable ou directeur informatique fait référence à la gestion des technologies de l'information.
